Tips bij het organiseren van een bedrijfsuitje

Tips bij het organiseren van een bedrijfsuitje

In deze blog zetten we tips bij het organiseren van een bedrijfsuitje op een rijtje. Waar moet je allemaal op moet letten bij het organiseren van een bedrijfsevenement.

Er is erg veel aanbod op het gebied van bedrijfsuitjes. Van het geijkte bowlen tot een bedrijfsuitje op het strand. Waar moet je eigenlijk allemaal op letten om een uitje te organiseren waarmee je al je collega’s een plezier doet? Aan de hand van deze checklist kan het niet misgaan!

Een bedrijfsuitje checklist in 5 stappen

Stap 1 – Informatie verzamelen
Informatie verzamelen. Om een goede offerte te ontvangen die aan je wensen voldoet, heb je informatie nodig. Zorg ervoor dat je de volgende dingen helder hebt:

• hoeveel personen gaan er ongeveer mee
• wat is de voorkeursdag/ datum van jullie bedrijfsuitje. Kijk meteen even bij weer.nl welke maand het meest geschikt is. En is de directie dan ook beschikbaar?
• wat voor soort groep is het? Voornamelijk jong of voornamelijk wat minder jong. Of juist van alles wat.
• wil je alleen activiteiten of ook wat eten drinken? En is de horeca dan beschikbaar?
• En heel belangrijk, hoeveel heb je te besteden. Met andere woorden wat is het budget.

Stap 2 – Offertes aanvragen
Met deze informatie over je bedrijfsuitje kun je offertes gaan opvragen. Deel zoveel mogelijk van de informatie zodat de offerte zo goed mogelijk bij je wensen en groep aansluit. Het aanvragen van offertes gaat normaal gesproken samen met het plaatsen van opties. Ga na hoe lang je optie geldig is en noteer dit in je agenda.

Stap 3 – Offertes vergelijken
Offertes vergelijken. Bekijk de offertes met in gedachte de gehele groep. Wie vindt wat leuk, dus niet alleen wat je zelf heel leuk vindt. Al is dit uiteraard ook heel belangrijk! Vergelijk appels met appels. Zijn de verschillende offertes bijvoorbeeld inclusief BTW of exclusief. En, hoe ziet de locatie eruit? Een BBQ kan bijvoorbeeld erg in prijs verschillen maar ook zeker in kwaliteit!

Stap 4 – Maak een afspraak, stuur de uitnodigingen
Maak een afspraak en ga langs om te kijken waar je uiteindelijk je bedrijfsuitje gaat laten plaatsvinden. Bespreek de details. Wat voor personeel/ instructeurs worden er ingezet. De instructeurs gaan de groep begeleiden, het is dus erg belangrijk dat deze goed opgeleid zijn om jullie bedrijfsuitje tot een succes te maken.
Stuur de uitnodiging naar de deelnemers. Het leukste is natuurlijk om zoveel mogelijk mensen mee te krijgen! Een paar tips hiervoor:

• veel mensen houden niet van verrassingen, als je communiceert wat je gaat doen zullen meer mensen mee gaan.
• maak een mooie uitnodiging waar alle info op staan, waar, hoe laat, kledingadvies.
• gebruik foto’s, die zeggen meer dan woorden. Stuur een reminder na een aantal dagen. Lang niet iedereen zal gelijk reageren.

Stap 5 – Bevestig offerte
Maak je keuze en bevestig de offerte. Vraag ook om een bevestiging van je bevestiging. Kijk het tijdschema en de activiteiten na, klopt alles met de offerte en je wensen? Is er vanuit de organisatie een kledingadvies en een routebeschrijving? Stuur deze door naar de deelnemers zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
Dan is het afwachten tot de dag zelf. Uiteraard kan het nooit kwaad om een of twee dagen van te voren nog even te bellen om te checken of alles duidelijk is.

Veel plezier met jullie bedrijfsuitje!